Искусство презентаций

Юрий Аммосов, консультант по презентационным продуктам Агентства «Михайлов и Партнеры». Возможно, каждый из читателей хотя бы раз воспринимал роль во встрече, сопровождающейся демонстрацией слайдов. А многие и сами готовили такие слайды при помощи программы Powerpoint. Меж тем презентация у нас до сих не осознается как отдельная форма корпоративной коммуникации со своими правилами и законами.

Но в зарубежной практике презентации при помощи слайдов уже открыто называют «новой религией». Наикрупнейшие компании создают для этих целей целые презентационные службы и даже отделы. Так, к примеру в международном консалтинговом гиганте Price Waterhouse Coopers, существует общемировой центр презентаций. В ряде компаний, к примеру в SAP AG, сотрудники готовят презентационные слайды, даже если им нужно просто забежать к коллеге на несколько минут. А в SUN Microsystems эпидемия слайдомании достигла такового уровня, что управлением был издан приказ о полном запрете и искоренении Powerpoint'а. Вы думаете, приказ выполнялся? Ничего подобного.

Нам до таковой вакханалии презентаций еще далековато, однако вектор развития твердо показывает это направление. В ряде компаний презентации крепко заняли свое место как на внутренних, так и на наружных мероприятиях. Однако невзирая на столь важное место презентации в современном деловом обиходе, у нас до сих пор не только не сложилась профессия «создатель презентаций», однако и даже само мастерство презентации осваивается способом проб и ошибок. Схожее легкомысленное отношение своим существованием во многом должно обманчивой простоте Powerpoint'а. Ухудшает ситуацию и недопонимание того, что презентация — это не просто слегка «накрученное» выступление, а детально регламентированный обряд, по собственной комплексности и трудности сопоставимый с иконописью либо балетом. Специалист презентаций различается от «чайника» конкретно познанием и соблюдением её законов и запретов.

Обычные ошибки
Южноамериканские исследователи оценивают положительное влияние ключевой презентации в 20–25% от суммы сделки. Представьте утраты организации, которая сначала растрачивает 10-ки и сотни тысяч долларов на исследования рынка, подход к клиенту, анализ соперников, а потом на решающих переговорах о контракте на несколько 10-ов миллионов баксов предъявляет свое предложение в виде совсем любительских слайдов. А ведь в Москве это встречается сплошь и рядом. У почти всех организаций до сих пор нет ни внятных презентационных правил и стандартов, ни корпоративного шаблона, ни, что огорчительнее всего, понимания того, что все это нужно. Не так давно управляющий 1-го из огромнейших инвестиционных банков Москвы произнёс мне: «Презентацию сделать несложно, придумать содержание — и все». Слышать схожее от главы организации, для которой презентации — хлеб насущный, было по наименьшей мере удивительно.

Главные ошибки при подготовке презентации:

1. Надеяться, что программа все сделает за вас.
2. Мыслить, что слайды — это и есть выступление.
3. Готовить презентацию в последний момент.
4. Не знать свою презентацию конкретно.
5. Считать, что презентация — это игра без правил.

Сделать эти ошибки совсем просто. Избежать их — намного сложнее. Более важен последний пункт — познание правил презентации. Их накопилось много, правда, их кажущаяся неформальность лишь добавляет трудности в исследовании презентационного дела. Невзирая на то что хоть какой опытнейший управляющий просто отличит, когда презентация изготовлена «так, как принято», а когда «не так», практически никто не может твердо сказать, чем конкретно «верная» презентация различается от «неверной».
Основное правило состоит в последующем: презентацию нельзя понимать лишь как форму, лишь как содержание либо лишь как выступление. Презентация — это единство всех 3-х частей, в базе каждого из которых лежит собственный принцип.

Правила построения содержания
Глядеть на предстоящую презентацию следует со «зрительских мест», т.е. из зала. Задачка презентации — привлечь слушателя на свою сторону, посодействовать принять ему вашу точку зрения, в крайнем случае — хотя бы понять вас.

Обычная ошибка — формулировать задачку «в лоб»: достигнуть чего–то для себя, для собственного дела, для собственного клиента… При таком подходе презентер просто может уподобиться глухарю на току и рискует «утратить» свою аудиторию.

Правило 1. Содержание должно быть структурировано

Содержание презентации должно быть верно структурировано: стройность и логичность изложения разрешают слушателю не потеряться в презентации. Это относится как к плану устного выступления, так и к зрительным элементам. Каждый новый слайд должен логически вытекать из предшествующего и сразу подготавливать появление последующего. Наилучший метод проверить, верно ли построена презентация, — скоро прочесть лишь заглавия. Если после чего станет ясно, о чем презентация — означает, структура построена правильно.

Презентация обязана непременно делиться на разделы, лучше не больше 5. Чтоб посодействовать слушателю продуктивнее принимать построения и выводы, презентацию непременно следует снабжать коротким оглавлением–предисловием.

Перед началом выступления слушатели должны знать, о чем и сколько им придется слушать. Кстати, полезно еще и завершать каждый раздел заключением, в котором бы коротко напоминалось, о чем шла речь. Человек сразу может держать в голове лишь семь различных вещей, однако презентер из этих 7 ячеек может рассчитывать максимум на четыре. Потому частенько повторять ранее произнесенное нужно.

Правило 2. Краткость — сестра уверительности

Опосля того как содержание презентации собрано, с ним следует аккуратненько поработать, сократив его как может быть. Краткость — сестра не только таланта, однако и уверительности.
Хорошим объемом презентации считается 24 обычных слайда, если презентация умещается в 16 слайдов — еще лучше, ну а 12 и менее слайдов — это то, что редко встречается и прочно запоминается. Сейчас возникают презентации последующего за Powerpoint'ом поколения, которые разрешают делать слайды еще в несколько раз более компактными: заместо 3-х 10-ов слайдов довольно четырех–пяти.

Правило 3. Погибель тексту!

И наконец, очередное правило, которое тем важнее, чем почаще им пренебрегают. Оно гласит: погибель тексту! А поточнее, погибель хоть какому тексту, не считая полностью нужного. Толку в нем меньше, чем думает подавляющее большинство презентеров, населяющих слайд за слайдом перечнями с «буллетпойнтами» (значками–маркерами слева от начала абзаца). Читать страничку за страничкой и запоминать текст совершенно непросто (а уж читать с экрана, так и совсем пытка), не говоря о том, что голое чтение никого не уверяет. В старенькое время, когда презентации делали мастера, это правило соблюдалось неукоснительно: количество текста в презентациях докомпьютерной эры составляло 35%. Сейчас оно доходит до 80%. Словом, весь ненадобный текст следует бросить или для устного выступления, или заменить его иллюстративным материалом: графиками, картинами и т.д.

Правила сотворения формы
Опосля того как содержание презентации подготовлено, ей придается форма: содержание организуется и расформатируется в слайды. Основной принцип этого процесса таков: форма — жеребец, содержание — всадник. Так как на презентации работают оба, то нужна синхронизация действий.

Правило 1. Мыслить о зрителе

При разработке формы презентации постоянно следует мыслить о том, как зритель её будет созидать. Потому в первую очередь необходимо решить вопросец с носителем: на бумаге, экране монитора либо большой экране при помощи проектора. От вида зависит совсем многое. Скажем, для картонной презентации внедрение шрифта не меньше 18 кегля — только лучше, однако для экранной — это непременно (экран не разглядывают поблизости). От альтернативы принтер-монитор–экран зависит и выбор цвета: график, который на экране смотрелся контрастно, на бумаге станет просто сероватым, а текст, который отлично воспринимался в процессе редактирования презентации, окажется совсем нечитабелен в черной комнате с освещенным экраном.

Правило 2. Последовательность и единство дизайна

Отсутствие опыта в проведении презентаций просто найти по последующим признакам: «пляшущий» текст, гуляющие объекты и меняющиеся шрифты. Соблюсти последовательность презентации не так–то просто — для этого необходимы сознательные усилия и кропотливость. Неопытность составителей презентации в этом повинна только отчасти, крупная же часть вины лежит на программе Powerpoint. По умолчанию она автоматом меняет размер текста, если тот «не лезет» в отведенное место. Схожее обращение с внешним обликом презентации ничего, не считая осуждения, не заслуживает. В поисках компромиссного решения меж: двинуть ли немножко заголовок, поменять шрифт либо поменять текст — выбор постоянно за вариантом «поменять текст». Место презентации служит для организации и направления взора. А взор должен скользить по презентации без помех, чтоб за долю секунды зритель знал, где заголовок, где основной текст, а где дополнение. Все однотипные элементы должны постоянно быть в одном месте: если зритель знает, где ожидать заголовок, а где график, он лучше схватывает суть дела.

Принципиальные запреты

И наконец, есть несколько принципиальных запретов, которыми, к огорчению, постоянно пренeбрегают.

1. Изображения и текст на слайдах не должны быть маленькими (даже если, как было сказано, презентация готовится для бумаги).
2. Если презентация будет цветной, то следует избегать ярких, так называемых незапятнанных тонов — алого, ярко–синего, зеленоватого, фиолетового (они режут глаз). Такие краски следует зарезервировать для выделения вправду ключевых моментов, а для рядовых изображений применять пастельные тона и контрастные сочетания цветов шрифта и фона.
3. Пестрота на экране (больше 4 цветов сразу) — также признак неопытной руки.
4. Самое основное табу накладываетя на эффекты. Анимации наподобие крутящихся заголовков, падающего по букве текста, переворачивающихся слайдов, также любые звуки ставятся в программу не для деловых презентаций, а для выставочных, чья цель — заманивать в павильон зевак. Обыденную презентацию они лишь затягивают и донельзя раздражают слушателей.

Главные правила выступления
Презентация состоит из 2-ух частей: демонстрация слайдов и сопровождение их тестом. Хотя выступление и является единством слайдов и речи, все таки первичен — выступающий, а не его слайды. Функция слайдов — поддержка выступления, а не напротив. Нарушение этого принципа вместе с уже разобранным и осужденным преобладанием текста традиционно приводит к очень плачевным последствиям: презентер заместо выступления просто зачитывает текст на слайдах. Таковых ораторов слушатели не уважают, текст они могут и сами прочесть, если необходимо.

Правило 1. Стройте выступление на аргументах, а не на слайдах

Если презентация изготовлена верно и текст отлично сбалансирован иными зрительными элементами, то все равно не следует вести свою аудиторию по презентации, как экскурсовод туристов: «посмотрите налево, посмотрите направо». Презентер должен вести аудиторию не от слайда к слайду, а от тезиса к аргументу, от аргумента например, от вывода к выводу. Нельзя говорить «перейдем на страничку 7", нужно — «как конкретно мы решаем эту делему, рассказывается на страничке 7". Нельзя говорить «посмотрите на последующий слайд», нужно «и что все-таки из этого следует?» А вот что!

Правило 2. Готовьтесь к выступлению

Стоит напомнить, что выступление должно быть подготовлено, прорепетировано и даже отхронометрировано. Большая часть выступающих сиим обычным правилом пренебрегает, а вот аудитория замечает сходу. Готовиться лишь в последнюю ночь — привычка, оставшаяся со студенческой скамьи. Вообщем, недостаточность предварительной подготовки не достаточно кто умеет восполнить иным принципиальным качеством — искренностью и импровизацией.

Правило 3. Помните, что аудитория — это живые люди

В практике презентационного дела совсем редко приходится созидать людей, по которым заметно, что они воспринимают свою аудиторию не как бизнес–функции, как живых людей. И это очень ошибочная стратегия. Понимание и принятие вашей точки зрения достигается не на уровне «правильно–неправильно», а на уровне «согласен–не согласен». За те средние 20 минут, что отводятся на презентацию, презентер должен вынудить слушателей поверить ему. Если он не сумел приглянуться, аудитории, то потратил напрасно и эти 20 минут, и всегда, которое готовилась встреча.

Правило 4. Верьте в то, что говорите

Как бы складно ни была написана ваша речь — она не тронет никого, если вы прочтете её, как диктор ТВ. Ключик к сердцам совсем прост: дайте аудитории ощутить в вас человека — и она потянется к вам. Вам нужно верить в то, что говорите — лишь в этом случае вам поверят. В вашем голосе обязана быть слышна убежденность, а еще лучше — святая вера в то, что вы сами делаете. Хотя бы на время выступления, однако вы должны верить!

Правило 5. Позволяйте себе эмоции

Подлинные эмоции нельзя запрограммировать. Незабываемые примеры bon mot из лексикона наших политиков: «желали как лучше, а вышло как постоянно», «ну и что, что обещал, я же не сделал», «замочим в сортире» — оставили неизменное впечатление в народе. Произнесенное в сердцах чёткое словцо электризует аудиторию. В моей практике был вариант: начиная выступление на шестом часу принципиальной, однако длинноватой и нудной инвестиционной конференции, я смог направить аудиторию в слух обычный оговоркой. Я тоже утомился и заместо слов «сейчас будет самое принципиальное выступление на данной конференции», оговорившись произнес: «…на данной чертовой конференции». Слушатели, сидевшие в задних рядах длинноватого, как пенал, зала, позже произнесли мне, что если бы я пропустил через стулья заряд в 220 вольт, то и тогда бы аудиторию так не тряхнуло. Итог моей искренней оговорки был последующий: я возвратился назад с грудой визиток, а из 60 выступавших по частоте следующих упоминаний в прессе меня опередили лишь трое — и все VIPы.

Правило 6. Готовьте презентацию с тройным запасом прочности

И напоследок скажу, что нигде так, как в презентациях, не проявляется закон Мэрфи «если проблема может случиться, то она обязательно случится». Ноутбуки падают, аккумуляторные батареи садятся, проекторы не врубаются, а слайды не распечатываются — и все это, как традиционно, в самый последний момент. Потому презентации следует готовить с тройным запасом прочности. Специалист узнается по тому, что он прибывает на встречу с запасом времени, достаточным для того, чтоб убедиться, что все работает как часы. Накладки, конечно, случаются, однако основное, чтоб они не заставали вас врасплох.

По материалам журнала Со-Общение